费用报销是日常发生的业务，若规则不完善，会出现审批延迟、处理参差不齐、凭证缺失等问题。在日本据点启动时先完善基本规则，可以减轻日后的负担。
- 费用的申请与审批流程因负责人而异
- 尚未确定收据等凭证的保管方法
- 垫付费用的报销容易延迟
- 总部的费用规程与日本实务不符
本文将介绍日本据点启动时应完善的费用报销规则。
为何启动期规则容易模糊
启动期人员少，费用往往通过口头沟通处理。但随着人员与交易增加，因缺乏规则而导致处理延迟、费用被私用等担忧就容易出现。
费用报销也会影响会计与税务处理。凭证不全的费用可能影响税务上的处理，因此建议从一开始就妥善管理。
应完善的规则
至少就以下项目确定公司内部规则，运作起来会更容易。
| 项目 | 应完善的内容 |
|---|---|
| 报销对象费用 | 差旅费、招待费、设备购置等，认可的费用范围与种类 |
| 申请与审批流程 | 申请方法、审批人、按金额划分的审批范围 |
| 凭证保管 | 收据等的提交方法、保管期限与地点、电子化方式 |
| 报销时间表 | 申请截止日期、付款时间、垫付费用的返还方式 |
| 上限・事前审批 | 高额费用或特定费用的上限，以及是否需要事前审批 |
使规则落实到运作中
规则应文书化并向全员共享。利用系统或云服务，将申请、审批与保管一元化也很有效。
若有总部的费用规程，应确认其与日本实务及税务的一致性。并随业务扩大定期重新审视规则。
总结
- 启动期费用规则容易模糊，日后负担会加重
- 确定报销对象费用、申请审批流程、凭证保管、报销时间表与上限
- 文书化并共享，也可考虑通过系统将申请、审批与保管一元化
- 确认与总部规程的一致性，并随业务扩大重新审视
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